VosFactures – Facturation Personnalisée AntiFraude

The VosFactures extension allows you to integrate your WooCommerce store with the online invoicing software VosFactures.fr. You can create automatically customized invoices corresponding to your WooCommerce orders, while respecting the French Anti-Fraud VAT Law. The extension also makes possible the automatic or manual emailing of PDF invoices to your clients, as well as the export and accounting analysis of your invoices.

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L’extension VosFactures permet d’intégrer votre boutique en ligne avec le logiciel de facturation et gestion de stock VosFactures.fr. Vous pouvez ainsi créer automatiquement des factures personnalisées correspondant à vos commandes en ligne, tout en respectant la loi française Anti-Fraude à la TVA. L’extension rend aussi possible l’envoi automatique ou manuel des factures PDF à vos clients, l’export et l’analyse comptables des factures.

Installation

  1. Download the .zip file from your WooCommerce account.
  2. Go to: WordPress Admin > Plugins > Add New and Upload Plugin with the file you downloaded with Choose File.
  3. Install Now and Activate the extension.

More information at: Install and Activate Plugins/Extensions.


Installer et activer le plugin dans Extensions > Ajouter > Téléverser une extension.

Configuration

Go to WooCommerce > Settings > Integration to set up the plugin :

Invoice Extension settings (part one)

Invoice Extension Settings (part 1)

  1. VosFactures account: If you have not yet created an account on VosFactures.fr, click on the link provided for this purpose. Otherwise, go to point 2.
  2. API code (required): Enter the API code of your VosFactures account visible in Settings > Account settings > Integration.
  3. Invoice creation: Choose when to issue the invoice of an order :
    – Automatically after order is paid (status completed)
    – Automatically after order is created (any status)
    – Never automatically (manual issue)
    Then save to continue.
  4. Automatic email sending (optional): If you want the invoices generated by the plugin to be automatically emailed to your customers.
  5. Department (optional): You can create multiple sales departments in your VosFactures account. If so, enter the ID number of the department involved in creating WooCommerce invoices.
  6. Category (optional): You can create multiple categories on your VosFactures account. If so, choose the category to which to assign WooCommerce invoices.
  7. Free delivery (optional): To display on invoices the item “Shipping costs” with a unit price of zero. Otherwise, only payable delivery charges will be displayed.
  8. Note (optional): To display on invoices the default content of the “Note” field eventually filled in on your VosFactures account.
  9. Product description (optional): To display on invoices product description in addition to product name.
  10. Business clients: Choose the name to display on invoices in case of sale to a company :
    – Company name
    – Client surname and first name
    – Company name and client name and surname
  11. Additional fields (optional): You can edit the generated document using JSON syntax. Examples:
    – To generate estimates instead of invoices, write “kind”: “estimate” .
    – To hide due date on invoices, write “payment_to_kind”: “off”
    – To automatically convert invoices to a currency, enter “exchange_currency”: “USD”.

Then “Save changes” to finish set up. In case of error you will be informed of its cause.

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  1. Compte VosFactures : Si vous n’avez pas encore créé de compte sur VosFactures.fr, cliquez sur le lien prévu à cet effet. Sinon, passez au point 2.
  2. Code API (obligatoire) : Indiquez le code API de votre compte VosFactures visible dans Paramètres > Paramètres du compte > Intégration.
  3. Quand créer la facture : Choisissez quand créer la facture de chaque commande :
    – Automatiquement une fois la commande payée (état terminé)
    – Automatiquement une fois la commande créée (n’importe quel état)
    – Pas automatiquement (création manuelle)
  4. Envoi automatique (optionnel) : Cochez si vous souhaitez que les factures générées par le plugin soient automatiquement envoyées par email à vos clients.
  5. Département (optionnel) : Vous pouvez créer plusieurs départements vendeurs sur votre compte VosFactures. Si tel est le cas, indiquez le numéro ID du département concerné par la création des factures WooCommerce.
  6. Catégorie (optionnel) : Vous pouvez créer plusieurs catégories sur votre compte VosFactures. Si tel est le cas, choisissez la catégorie à attribuer aux factures WooCommerce.
  7. Frais de livraison gratuits (optionnel) : Cochez pour afficher sur les factures les frais de livraison gratuits sous la forme d’une ligne “Frais de livraison” de prix unitaire égal à zéro. Sinon, seuls les frais de livraisons payants s’afficheront.
  8.  Informations spécifiques (optionnel) : Cochez pour afficher sur les factures le contenu par défaut du champ “Informations spécifiques” éventuellement renseigné sur votre compte VosFactures.
  9. Description des produits (optionnel) : Cochez pour afficher sur les factures la description des produits en plus du nom.
  10.  Clients professionnels : Choisissez le nom qui doit figurer sur les factures en cas de vente à un professionnel :
    – Nom de la société uniquement
    – Nom et prénom du client uniquement
    – Nom de la société et nom et prénom du client
  11. Champs additionnels (optionnel) : Vous pouvez modifier le document généré en utilisant la syntaxe JSON. Exemples:
    – Pour générer des devis au lieu de factures, écrivez “kind”:”estimate”.
    – Pour ne pas afficher de date limite de règlement sur les factures, écrivez “payment_to_kind”:”off”
    – Pour que les factures soient automatiquement converties en une devise particulier, écrivez  “exchange_currency”:”USD”

Sauvegardez. En cas d’erreur de configuration, vous serez informé de sa cause.

Usage / Fonctions

Invoice customization / Personnalisation des factures

From your VosFactures account you can customize the content and appearance of invoices :


Depuis votre compte VosFactures vous pouvez personnaliser le contenu et mise en page des factures à créer :

Automatic invoice creation / Création automatique des factures personnalisées

The extension automatically generates the invoice of each order. You can choose when to issue invoices :

  • Automatically as soon as order is created
  • Automatically when order reaches the status “completed”
  • Manually only

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L’extension génère automatiquement la facture correspondant à chaque commande, reprenant fidèlement les données de la vente. Vous pouvez choisir à quel moment les factures doivent être générées :

  • automatiquement une fois la commande créée
  • automatiquement une fois la commande terminée (payée)
  • uniquement manuellement

When to issue invoices for your orders

PDF invoice download / Téléchargement PDF des factures

You can download in PDF the invoice of each order from your WooCommerce backend. There is also a link to view the invoice on your VosFactures account, if you want to edit it or take further action.


Vous pouvez visualiser et télécharger en PDF la facture de chaque commande sur votre interface WooCommerce. Il y aussi un lien “Afficher la facture sur le compte” VosFactures, si vous voulez la modifier par exemple.

Download PDF invoice from WooCommerce backend

One-click manual invoice creation / Création manuelle des factures

You can force the creation of an invoice via the button “Generate invoice” from the order page. This is useful for example in case of orders created prior to the extension set up, of orders created manually (from the back end), or in case you decide to disable the automatic invoice creation.

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Vous pouvez forcer la création d’une facture grâce au bouton “Générer la facture” depuis la commande. Cela est utile par exemple pour les commandes antérieures à l’installation du plugin, pour les commandes manuelles (créées par vous depuis le backend), ou si vous décidez de désactiver la création automatique de facture.

create manual invoice

Creation of correction invoice / Création manuelle de factures d’avoir

You can create directly from your WooCommerce backend a partial or total correction invoice on your VosFactures account. After clicking on the button, you are redirected to the pre-filled creation form of the correction invoice.

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Vous pouvez créer une facture d’avoir partiel ou total sur votre compte VosFactures grâce au bouton “Créer un avoir” qui vous redirige vers le formulaire de création pré-complété de la facture d’avoir.

Issue correction invoice

Invoice email sending / Envoi par email des factures

You can choose to send automatically or manually PDF invoices by email to your customers, with a customized email content and from the email address of your choice. You can add an email address in copy or hidden copy and verify the email send status from your VosFactures account.

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Vous pouvez choisir d’envoyer automatiquement ou manuellement les factures PDF par email à vos clients, avec un texte personnalisé et depuis l’adresse email de votre choix. Vous pouvez ajouter une adresse en copie ou en copie cachée et vérifier l’état de l’envoi depuis votre compte VosFactures qui en assure le suivi.

Emailing invoices automatically

Error message / Détection des erreurs

If the plugin encounters an error during the automatic creation of an invoice, a message with the reason for this error is displayed above the orders list and on the order page. You can try again to issue manually the invoice.


Si le module rencontre une erreur lors de la création automatique d’une facture, un message d’information avec la raison de cette erreur s’affiche au dessus de la liste des commandes et sur la commande concernée. Vous pourrez réessayer grâce au bouton “Recommencer”.

Troubleshooting

Test invoice / Facture test

During the extension set up, a test invoice is generated and immediately deleted. Make sure that the option “Block invoice deletion” option is temporarily disabled on your VosFactures account settings. Otherwise, you will have to delete this test invoice manually in order to finalize the integration.


Lors de la configuration de l’extension, une facture test est générée puis immédiatement supprimée par le plugin. Assurez-vous que l’option “Empêcher la suppression des documents” est temporairement désactivée dans les paramètres de votre compte VosFactures. Sinon, vous devrez supprimer cette facture test manuellement afin de finaliser l’intégration du plugin.

Code API

Make sure to copy your VosFactures API code fully. Example : AhgyTkig6ibhb/mycompany.

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Lors de la configuration de l’extension copiez le code API en intégralité, sinon l’intégration ne pourra pas se faire. Exemple : AhgyTkig6ibhb/monentreprise

Subscription plan / Formule d’abonnement

Make sure in your VosFactures account settings that the chosen plan is “pro” or “max”, even during the free trial period, otherwise the integration can not be done.


Vérifiez dans les paramètres de votre compte VosFactures que la formule choisie est “pro” ou “max” et cela même en période d’essai, sinon l’intégration ne pourra pas se faire.

FAQs

Compatibility / Avec quelle version de WooCommerce l’extension est-elle compatible ?

WooCommerce versions 3.0.0 – 3.8.1.

Free sign up on VosFactures / L’ouverture d’un compte sur VosFactures.fr est-elle gratuite ?

Yes, the creation of an account on the online software VosFactures.fr is free and entitles a free 30-day trial period. To continue using the extension, you must make a payment for the the “pro” ou “max” plan for the desired period – one month, one year, or more.


Oui, l’inscription sur le logiciel VosFactures.fr est gratuite et offre une période de 30 jours gratuits sans engagement. Pour continuer à utiliser l’extension, il faut effectuer le paiement de la formule “pro” ou “max” pour la période souhaitée – un mois, un an, ou plus.

Sales with or without tax /L’extension gère-t-elle les ventes sans et avec taxe ?

Yes. The extension can generate invoices for tax-exempt sales or sales with tax, such as VAT, even if there are several tax rates on the same invoice. You can display the net and gross totals and a summary of amounts by tax rate.


Oui. L’extension peut générer des factures pour des ventes sans taxe ou avec taxe, comme de la TVA, qu’il y ait un ou plusieurs taux de taxe sur une même facture. Vous pouvez afficher les montants HT et TTC, ou uniquement TTC, et afficher un résumé des montants par taux de taxe.

Sales with discount / L’extension gère-t-elle les ventes avec réductions ?

Yes, the plugin can generate invoices with a percentage or amount discount. The total amount of the discount is spread over all sold items except delivery charges. Depending on the invoice template chosen, the discount will be displayed :

  • In the totals summary : Net total before and after discount
  • And/or on the positions table: Price before and after discount. You can find out more here.

Oui, le plugin intègre les réductions en pourcentage et les remises sous forme de montant. Le montant total de la réduction est étalé sur l’ensemble des articles listés sauf frais de livraison. Selon le format de factures que vous avez choisi, la réduction s’affichera :

  • Dans le résumé des totaux : Total HT avant et après réduction
  • Et/ou sur le tableau principal : Prix HT avant et après réduction. Vous pouvez en savoir plus ici.

Department ID / Comment connaître le numéro ID du département vendeur ?

Go to Settings > Companies / Departments and click on the department name : its ID is visible in the url of the page. Example : https://mycompany.vosfactures.fr/departments/3167/edit.


Cliquez sur Paramètres > Compagnies/Départements puis sur le nom du département : l’ID de ce département est visible dans l’url de la page. Exemple : https://monentreprise.vosfactures.fr/departments/3167/edit.

Synced sales data / Clients et articles

At each invoice creation, any new invoiced client and products are automatically added to the list of your Contacts and Products on VosFactures account :

  • Client surname and first name
  • Company name and tax number (VAT) if applicable
  • Client telephone number and email address
  • Client invoicing and delivery addresses
  • Product name, description, unit, price, and quantity.

You can also import manually a list of clients and products on VosFactures.

VosFactures avoids the creation of duplicates thanks to a recognition system based on :

  • Client VAT number or email and name.  Client data is updated if necessary.
  • Product name

Note that in case of invoice creation directly on VosFactures (and not from WooCommerce), stock is not updated on WooCommerce.


A chaque création de facture, tout nouveau client et produit facturés sont automatiquement ajoutés à la liste de vos Contacts et Produits sur VosFactures :

  • Nom et prénom du client
  • Nom de la compagnie et numéro fiscal (TVA) du client professionnel
  • Numéro de téléphone et adresse email du client
  • Adresse de facturation et de livraison du client
  • Nom, description, unité, prix, et quantité vendue des produits

Vous pouvez également importer en masse dans votre compte VosFactures la liste des clients et produits.

VosFactures évite la création de doublons grâce à un système de reconnaissance basé :

  • Sur le numéro de tva ou l’email et le nom des clients. Le plugin met à jour la fiche du client si nécessaire.
  • Sur le nom des produits/services

Attention la communication ne se fait que dans un sens (Woocommerce > Vosfactures): en cas de vente depuis VosFactures (hors WooCommerce), la quantité décomptée sur VosFactures ne l’est pas sur WooCommerce.

Antifraud conformity / Comment obtenir l’attestation de conformité AntiFraude à la TVA ?

Click on the link visible from the dashboard of your VosFactures account and fill out the form to receive by email the software certificate of conformity. Click here to know more about the French antifraud law.


Cliquez sur le lien prévu à cet effet depuis le tableau de bord de votre compte VosFactures et remplissez le formulaire pour recevoir par email l’attestation de conformité du logiciel. Vous pouvez en savoir plus ici sur la loi Anti-fraude à la TVA valable en France.

Questions and Feedback

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